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发表于 2004-8-31 17:25:19
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医药进销存不简单
6.2基礎資料
物料管理的處理是基於不同類型資料進行的，包括供應商、物料和服務的基本資料。供應商數據包括位址、協議、交貨條件和付款方式，物料或服務資料如描述、供應商編號和技術資訊。這些基本資料存儲在主記錄中，系統進行業務處理時，在主記錄中存取資料。
“採購資訊記錄”也記錄採購基本資訊，它記錄供應商、物料及服務間的聯繫，系統用條件代表價格、附加費、折扣和交貨費用。
資料登錄工具
可參照系統中已有的主記錄創建其他相關的主記錄。
歷史
所有對主記錄的修改會在系統中留下痕跡，可以查看改變主記錄的用戶和時間。
文字描述
任何主記錄可記錄下若干種語言的文字描述，還可使用標準描述的組合。系統自動把主記錄中的文字描述拷貝到後繼的文檔中，這個過程由一組可更改的規則來決定。
匹配碼
查詢某條主記錄時，可使用編碼或搜索值，稱為“匹配”，例如供應商名稱可查詢供應商代碼，通過物料描述可查詢物料代碼。
6.2.1 供應商
供應商記錄用於物料管理（採購中發出，處理報價單和訂貨）和財務管理（輸入、確認發票和付款），即可滿足這兩個應用的需求和相互聯繫，又不會造成資料冗餘。所有有關某個供應商的資料記錄在一個供應商記錄中，每條記錄由唯一編號識別，系統處理業務時可存取供應商主記錄。
一次性供應商
不必為每個單獨的供應商建立一個主記錄，可為一次性供應商建立主記錄，如果與供應商不會再發生業務聯繫，可使用這樣的主記錄。
用戶科室
採購科室和財務科室均可使用供應商數據，供應商的所有資料都具有供應商編號和不同的視圖，例如採購和財務資料各為一個視圖。
結構
供應商主記錄的結構反映公司的組織結構，例如採購資料是在採購科室維護的。
 基本資料包括詳細位址和供應商的通訊位址資訊等
 採購資料包括有關定價和交貨的資訊，使每個採購科室可按自己的採購策略進行採購
 財務資料是在醫院級管理的，包括供應商向銀行的詳細資訊和與付款有關的資訊
在採購和發票確認中，加上“供應商”具有多種角色，這個詞可用於提供貨物的實際供應商，也可用於同屬於一個醫院下的另一個科室。“供應商”的不同角色――實際供應商、開具發票方、付款方，可在系統重新生成。
科目組
具有相同類型的主記錄可組成科目組，例如，一次性供應商具有一個科目組，用來決定這一特殊類型供應商的處理，類似地，對銀行、總部等存在供應商科目組。
科目組具有下列控制功能：
 根據不同的功能，供應商主記錄具有不同的域，可以覆蓋某個科目不需要的域，例如，若主要關心供應商的貨物，則銀行資料無關緊要，這些資料可以不必錄入。
 供應商主資料的編號與科目組有關，某個科目組具有一套獨立的編碼範圍，這樣可使用編碼唯一地識別不同的供應商主記錄
維護
可集中或分散地維護供應商主資料，例如在不同部分維護相應資料，可創建、修改和查詢供應商主記錄。
供應商是物料或服務採購的來源
系統中供應商的特點：
 物料管理和財務管理的基礎資料
 集中和分散式的維護功能
 與科室相關的不同視圖
6.2.2 物料
集中資料基礎
集中的資料描述對物料和醫院其他系統的集成至關重要，有關××編號、條碼、描述的規則等用於所有的的藥品、醫療用品、低值易耗品和辦工用品等。
許多不同的科室，如採購和物料需求計畫科室，可存取集中的物料資料。換句話說，所有科室都管理物料資料，但不會造成資料冗餘。
資料結構
系統允許用戶根據自己的公用結構建立組織結構，在物料主資料方面，系統很靈活，可把資料指定到不同的組織層次上。下面是一些典型的組織原則：
 在這個醫院級上維護統一資料，例如物料編碼、多種語言描述、分類資料。
 在科室級上維護物料需求計畫和採購資料
 在存儲地點維護庫存資料物料編碼
物料編碼用來唯一地識別有關物料主記錄，用戶可在物料管理客戶化修改中設置長度並記錄物料編碼的模式。
用戶編碼
由於醫院中的不同科室需要同一物料的不同資訊，物料主記錄中的資料按醫院的科室來分別存儲（例如，採購或物料需求計畫科室）。
處理選擇的記錄
系統允許用戶選擇尚未被××科室維護的物料
物料主記錄的資訊按用戶科室分開
物料類型
按照物料在醫院的不同用途，將物料分為不同類型。例如，可將物料分為藥品、醫療用品、低值易耗品和辦工用品等。
物料類型的控制功能
物料類型具有下列控制功能：
 定義哪個科室可維護物料資料
 定義採購類型
 是自動過帳定義的一個因素，財務參照物料類型確定庫存科目
 在相關定義庫存管理類型，例如，可通過物料類型定義更新哪些資料，但價值不變
通常將物料類型預定義在系統中，然而用戶仍可加入自己特有的定義。用物料類型將物料按在公司中的用途分類，具有一定的控制功能。
醫用標識
為物料指定醫用標識，可考慮特定醫用的因素。
計量單位
替代計量單位
庫存按物料的基本計量單位管理，特殊的科室或功能（例如採購或發貨）可使用替代的計量單位，每種物料可分別定義從基本計量單位的轉換係數。
批次管理和特殊庫存
物料的庫存管理是在存貯地點基礎上進行的，也可進一步分為特殊庫存和/或批次管理。
批次管理
批次由一定數量的物料構成的，可將相同物料分開管理（例如，生產批次和發貨批次），通過批次號和特性識別。
特殊庫存
下列類型的庫存可定義為特殊庫存：
□ 供應商特殊庫存（供應商的委託庫存）
□ 客戶特殊庫存（客戶使用的空容器）
□ 特殊意義的庫存
物料庫存可分為特殊庫存和批次管理的庫存
維護
可集中或分科室維護物料記錄。
歷史
對主記錄的更新記錄在歷史中。
存取許可權
某些許可權級別限制無權存取主資料，可為每個使用人員的操作設置許可權（建立、改變、顯示），或按科室和操作設置存取許可權。
用戶可使用集中維護和分散維護，系統可記錄所有更新操作。
系統的物料屬性：
□ 靈活的資料結構
□ 與科室和組織結構相關的資料存儲
□ 替代計量單位
□ 批次的定義
□ 特殊庫存的管理
6.2.3採購資訊記錄
採購資訊記錄是為採購提供貨源資訊。它說明供應商與物料或服務的關係，並且幫助採購人員確定供應商提供貨物情況。
資訊記錄：環境
用戶使用採購資訊記錄可以得到下列附加資訊：
□ 當前和未來的價格和條件
□ 最新一次的採購訂單的編號
□ 物料的描述，即在採購訂單中的描述
□ 某種物料的訂單統計（例如，到目前為止在某個供應商訂購物料的總數）
□ 不同供應商提供物料價格的歷史情況
□ 供應商的評估系統
訂單處理的集中控制
使用採購資訊分析系統，可集中地定義物料和供應商的重要資料，例如價格。創建採購訂單時，系統會檢查是否存在相關的資訊記錄，如果存在，則把有關資料從資訊記錄拷貝到新的採購訂單。
資訊記錄類型
系統有兩種採購資訊記錄：
□ 具有物料主記錄，建立具有主記錄的物料與具有主記錄的供應商的聯繫
□ 沒有物料主記錄，建立沒有主建立的物料與具有主記錄的供應商的聯繫
在這種情況下，與一種或多種物料相關的資訊記錄屬於一個物料組（例如鋼料），這表明物料主記錄不是資訊記錄的必要條件。
資訊記錄的結構
資訊記錄分為通用資料和組織資料。通用資料用於資訊記錄的所有組織級別上（例如訂單單位），組織資料用於各個採購科室或科室。
這種結構允許不同的採購科室維護不同的條件。
資訊記錄的建立
可手工或自動（即通過系統）維護採購資訊記錄，在自動維護時，輸入一個報價單、採購訂單或長期採購協定時，生成或改變採購資訊記錄
淨價仿真
採購人員可使用採購資訊記錄對比不同的供應商對某個物料或某組物料提供的價格和條件，還可得到供應商提供的所有物料的價格概況。淨價仿真功能可作假定價格情況分析。
進一步講，採購人員可仿真與任何訂單數量和訂單資料有關的供應商的淨價，根據數量和日期，系統確定提供最佳價格的供應商。
在生成仿真價格時，淨價仿真功能可考慮任何附帶的交貨費用和現金折扣（立即付款），也可考慮任何基於價格/數量和條件的有效期內的價格變化。
採購資訊記錄說明有關物料－供應商關係的重要資訊。
採購資訊記錄的功能：
□ 說明供應商－物料的關係
□ 實現貨源分析
□ 價格仿真
6.2.4 分類
分類系統不屬於特別的應用，可用它將任何主資料記錄進行分類。例如，可將物料、文檔以及客戶、供應商和批次進行分類。
物料
在物料管理系統中，分類功能幫助倉庫管理人員找到相似的物料，減少物料使用的範圍並使物料宂餘最小，因此，物料的分類可幫助減少庫存和管理負荷。
類別和特徵
類別
在某一級或多層結構上定義類別，可為每個類別設置搜索碼，這樣易於查找。
特徵
用特徵描述可分類的物件，這是用戶定義的，可為類別指定若干個特徵，如果在一個結構中使用了類別，特徵及特徵值會傳遞到下層的類別，指定用戶定義的形式和特徵值的範圍使分類過程比較簡單。
多語言功能
特徵的描述和特徵值可用多中語言維護，此後可用任何一種已定義的語言查找物件。
主記錄包括用於分類的全部描述資訊，用戶可在主記錄中將某個域定義為特徵，在做物件分類時可以從主記錄中拷貝。
分類
用戶可以通過維護主記錄或使用分類功能將物件分類，系統以某類別的特徵為基礎自動生成一個螢幕，可在此螢幕輸入特徵值。
多種分類
在作物件分類時，可將它分配給一個或多個類別。
在類別中查找物件
查詢類別
將物件分類進行分類的目的就是使用戶能迅速找到它，此過程需要分兩步完成。首先要找到物件所分配的類別，可通過類別名稱、搜索字、圖形顯示類別結構或匹配碼來查找類別。
特徵查詢
一旦找到了類別，可用特徵值查找對象。可按特定的值或一定範圍的值進行查找。為了便於查詢，可為特定的科室定義特徵集，這意味著用戶只能看到並指定與他所在科室有關的特徵值。
報告
系統具有整套的報告功能，用戶可系統地分析分類資料。
分類處理的目的：
分類系統可幫助用戶建立大量物件的結構，如物料、文檔等。
6.2.6 條件
在系統中，“條件”這個詞與價格、附加費和折扣相關。利用“條件技術”，採購具有靈活的價格處理方法不但可以處理簡單的價格構成，而且可以處理更加複雜的有關因素（如贈送品的價格、自製品等）。
可以在不同層次上定義條件，實際中最常用的的層次定義在物料管理標準版本中，可以確定價格、折扣和附加費，可以記錄某個供應商的一種或多種物料的條件。
預先定義在標準系統中的“條件”包括折扣和附加費用（百分比或絕對值）、現金折扣（立即付款）和稅。標準系統易於擴展，可以滿足特殊的價格確定需求。
價格確定
按照用戶定義的過程，條件是按一定的順序使用的，價格確定（有時簡稱為“計價”）意味著自動計算物料採購價格、折扣和附加費。在輸入採購文檔時，系統以此給出缺省值，允許用戶手工修改和增加。
不同的供應商或採購科室可以有不同的定價過程，例如，可按一個醫院下的不同採購科室或醫院定義各自的採購價格。
主條件
主條件是主導採購訂單的條件，即價格確定是以主條件為基礎來執行的。例如，資訊記錄中的條件就是用於供應商的所有物料採購訂單的主條件，主條件還存貯于合同中。
然而，主條件還依賴不同準則的組合，例如：
□ 採購科室
□ 某個供應商或發票方（如果發票方與實際供貨方不同）
□ 與專案相關的準則，如物料、物料組、科室或物料類型
□ 某個合同項目
主記錄的集中維護
可集中維護主條件，而不必逐個修改供應商的採購資訊記錄或合同中條件，使用這個功能可以迅速地檢查供應商的價格策略，修改價格和折扣率。
用戶可定義供應商通用的折扣和附加費，例如，若供應商為全部採購訂單給定一個百分比絕對值的折扣，就可定義一個通用的折扣。
有效期間
條件在一定期間內有效，例如可以定義一個供應商在某年內的條件。
可提前定義條件，即可馬上存入供應商在明年的價格表，一旦有效期開始，新價格、折扣和附加費都會自動地用於確定採購價格。
上限和下限
對於每個條件，可定義是否可作手工修改，價格、折扣和附加費的修改限度，可用百分比和絕對值定義。 |
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