IT强健医院体魄(转贴)

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IT强健医院体魄
—千方百剂医药管理信息系统解决方案

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随着国家医药卫生体制改革的深入、加入WTO对药品流通业的影响以及医药连锁经营的推行，越来越多的医药经营企业在意识到提高企业管理水平的重要性的同时，迫切要求加快管理信息化的进程。在实际经营过程中，医药经营企业涉及的药品种类繁多，批发和零售业务复杂，必须解决好以下两个问题: 一是企业的进销存、财务等问题，也就是把账算清楚" 二是企业必须通过国家的GSP（《药品经营质量管理规范》）达标，因为不达标则会被取消医药经营资格。对于以上两个问题，仅仅靠手工劳动或简单的计算机处理系统，已难以很好地开展业务，医药经营企业的未来发展必须依靠管理信息系统的应用。
需求分析
目前，一些医药经营企业的经营模式为：总部统一进货，对于门店而言，有的独立核算，有的统一核算，每天门店的销售情况上报总部，总部需要掌握门店的进销存状况，同时需要提供大量的分析和查询报表。这种经营模式在实际应用中，存在着不少问题：
● 企业的零售量相当大，每天的销售数据统计、汇总相当困难；
● 由于原始销售数据难以统计，因此往往造成库存状况不清；
● 药品的种类和批次过多，有效期管理工作困难，失效损失大；
● 各分店的库存和销量不同，为配送工作带来了很大的难度，有时出现库存积压或缺货、断货情况；
● 企业管理决策缺乏有效的数字依据，制订计划盲目、不合理，增加了企业的经营风险；
● 财务信息滞后，财务报表的及时性差。
系统功能
针对我国医药经营企业实际需求而开发的千方百剂医药管理信息系统有效地解决了上述问题。该系统从配送中心到门店的各个环节，对人流、物流、资金流和信息流进行管理，达到总部进货、配送管理和分店销售一体化，使物流更为通畅，资金流转更为快捷，库存实现最优化。根据医药经营企业不同层面的应用需求，该系统包括以下三种应用模式：
配送中心模式
由门店根据销售、库存生成“缺货通知单”，上传到配送中心，配送中心再根据库存，按照优先顺序对门店进行配送。与此同时，该系统自动进行判断，如果有货，则进行配送；如果缺货，则根据库存下限生成“缺货分析”后传到采购部，采购部对“缺货分析”进行修改后生成“采购需求”，然后进行采购。
门店模式
主要处理门店的销售业务（包括零售和批发）。各门店根据自己的库存下限自动生成“门店缺货通知单”，并可在此基础上进行修改，然后上传至配送中心请求配货。各门店可以选择不同的数据传输方式，与配送中心进行数据交换。
标准模式
主要用于批发企业，以及需要独立核算、有自己的往来和一些决策支持的药房。该模式可以单独使用，也可以和配送中心模式或门店模式配合使用。
● 在和门店模式配合使用时，标准模式本身相当于配送中心的角色，只是没有“配送管理模块”。标准模式可完成配送中心仓库向门店仓库调拨药品，包括采购管理、批发管理、库存管理、GSP管理以及一些相关的经营决策功能。

图1 千方百剂医药管理系统功能结构
● 在和配送中心模式配合使用时，标准模式本身处于门店的角色，可根据自己的库存下限自动生成“门店缺货通知单”，并可在此基础上进行修改，然后上传至配送中心请求配货。同时，标准模式提供零售管理、批发管理、采购管理、库存管理、GSP管理以及一些相关的经营决策功能。
● 在独立使用时，标准模式本身可以处理批发企业和独立药店的业务，包括零售管理、批发管理、采购管理、库存管理、GSP管理、决策支持等功能。
应用该系统后，需要独立核算的门店可独立建账，由总部监控，数据参与总部统计、汇总；不需要独立核算的门店，只需将门店数据保持更新即可。
实施效果
一些医药经营企业实施该系统后，在业务经营工作和管理工作上都发生了很大的变化：
● 首先，该系统的实施整合了企业的业务流程，实现了过程管理，做到了既能看结果又能看过程。
● 其次，该系统实施后，企业所有的销售、库存、采购等数据都得到了有效的汇总和统计。例如，经营管理者可以清楚地了解到每一天、每一个门店的每一个销售员的销售业绩，无需再通过逐级汇报、统计、汇总的过程，数据及时、准确；在库存方面，各种商品的库存状况、批次、有效期一目了然，各个分店的库存状况（如什么药品缺货、什么药品积压等）清清楚楚。
● 再次，该系统独有的自动化配送管理流程大大简化了企业的配送工作，高效的配送工作模式加速了物流、资金流的周转速度；详尽的销售统计数据为采购计划的制订提供了强有力的后台支持，保证了采购计划的准确性；准确、及时的财务报表真实地反映了企业的经营过程和结果，为企业经营管理者进行经营管理决策提供了有力支持。
● 最后，该系统提供的GSP管理功能，使得GSP管理规范在企业内得以迅速、顺利实施，为企业通过GSP达标创造了有利的条件。
点评
目前，医药经营企业对于管理信息系统的选型非常重要。单纯的进销存管理软件，经过实际应用证明，已无法适应医药经营企业的经营、发展需要；而单纯的GSP软件，虽然能够在GSP达标方面的企业提供一定的帮助，但是难以对企业的经营管理提供有效的支持。因此，医药经营企业在选用应用系统时，首先要充分考虑企业自身的需求，从企业自身的实际情况和问题出发，选择既能满足企业的经营管理需求，又能对企业的经营决策提供有力支持，同时能够满足GSP管理规范的一体化解决方案。